Każdy z nas na pewno dostał kiedyś dokument, który miał poprawić. Sama
korekta jest dość prostym zadaniem, bardziej skomplikowaną funkcją wydaje się
proces dodawania zmian w ten sposób aby twórca dokumentu zapoznał się bez problemu z
naszymi poprawkami. Jeżeli bez żadnej sygnalizacji poprawimy tekst właściciel
pliku może nie spostrzec gdzie zrobił błąd. Na szczęście składniki pakietu
Microsoft Office 2003 udostępniają opcję, która pozwala na korektę tekstu wraz z
zaznaczaniem zmian. Prześledźmy proces śledzenia zmian w najpopularniejszych
aplikacjach środowiska biurowego.
Microsoft Office Word 2003
Aby wyróżniać zmiany jakie wykonujemy w dokumencie musimy zaraz po otworzeniu
pliku wejść w menu Narzędzia i wybrać opcje Śledź zmiany.
Od tej pory wszystkie nasze posunięcia w dokumencie będą rejestrowane. Po
wykonaniu kilku zmian nasz dokument wygląda jak na poniższym rysunku. Zauważmy,
że korekty które zostały dokonane zaznaczone są na marginesie w dymkach
przypominających komentarze. Dodatkowo każda zmiana została opatrzona krótkim
opisem jak Sformatowano czy Usunięto.
Spójrzmy teraz na górną część okna. Podobnie jak w przypadku dodawania
komentarzy pojawił się tam pasek Recenzja. Przyciski służące do usuwania
oraz poruszania się po dodanych automatycznie elementach również w tym przypadku
działają poprawnie. Zajmijmy się sekcjami, które nie zostały jeszcze omówione w
poprzedniej poradzie. Z lewej strony znajduje się pole, które pozwala nam na
wybór wersji dokumentu. W tym miejscu możemy wybrać widok dokumentu poprawionego
lub też oryginalnego. Aplikacja dopuszcza również widok z zaznaczonymi błędami w
stosunku do oryginału oraz do wersji poprawionej. Jeżeli wybierzemy w naszym
przypadku opcję Znaczniki pokazane w oryginale zauważymy tylko elementy,
które zostały usunięte z tekstu oraz komentarze, w których będzie zawarte co
zostało do dokumentu dodane. W przypadku natomiast wyboru opcji Znaczniki
pokazane w wersji końcowej widoczny będzie dokument już po poprawkach
natomiast na marginesie zostaną naniesione uwagi co zostało z tekstu usunięte.
Zaznaczmy teraz dowolną zmianę oraz kliknijmy przycisk Zaakceptuj
zaznaczone zmiany. Na rozwiniętej liście zauważamy opcje pozwalające na
zaakceptowaniu wybranej zmiany lub też uznaniu wszystkich wprowadzonych zmian.
Kontrolka znajdująca się obok - Odrzuć zaznaczone zmiany działa podobnie
do omówionej poprzednio z tą różnicą, że tym razem kasujemy poprawki.
Microsoft Office Excel 2003
Kolejna aplikacja z pakietu biurowego Microsoftu również udostępnia opcję
śledzenia zmian. Niestety narzędzie to w programie Excel jest trudniejsze w
obsłudze ale dzięki temu mamy też większe możliwości związane z nim. Po otwarciu
arkusza kalkulacyjnego kliknijmy w menu Narzędzia a następnie z listy
najedźmy na pozycję Śledź zmiany. Pojawi się nam podmenu, w którym musimy
wybrać opcję Wyróżnij zmiany... .
Na ekranie pojawi się okienko, które pozwoli nam dostosować opcję śledzenia
zmian. Zaznaczmy opcję Śledź zmiany podczas edytowania. Ta opcja udostępnia
również skoroszyt oraz naciśnijmy przycisk OK. Następnie zostaniemy
zapytani czy chcemy udostępnić dokument, odpowiadamy oczywiście twierdząco.
Arkusz, który jest udostępniony może być równocześnie otwarty w wielu kopiach
przez wielu użytkowników. Dzięki tej funkcji kilka osób równocześnie może
wprowadzać zmiany do danego dokumentu a my następnie będziemy mogli przejrzeć
korekty i zaakceptować je lub odrzucić.